Responsable des inscriptions:
Nadège Snoy - Sambar

Contact: inscriptions@treizieme.be

Quand s'inscrire ?

Les demandes d'inscriptions pour l'année 2024-2025 pourront s'effectuer à partir du 15 janvier 2024 à midi, jusqu'au 30 janvier à minuit.
Toute demande antérieure sera automatiquement refusée.

Comment s'inscrire ?

Avant la période d'inscription:
Créez votre compte 'Parent' et connectez-vous sur le site.
Allez sur la page Inscrire et suivre mes enfants.
Si votre fille est déjà membre de la XIIIème, assurez-vous qu'elle apparait bien dans la liste de vos enfants et dans la bonne année dans sa section.

Durant la période d'inscription:
Connectez-vous et rejoignez la page Inscrire et suivre mes enfants
Si votre fille doit faire l'objet d'une inscription dans la branche supérieure, un bouton "Inscrire <Prénom>" apparaitra à côté de son nom.
Si votre fille n'est pas encore membre de la XIIIème, utiliser le bouton "Inscrire un nouvel enfant".

Complétez un (et un seul!) formulaire de demande d'inscription pour chaque enfant concerné.
Les demandes concernant une même famille doivent être formulées à partir d'un seul et même compte parent.

Pour rappel, un formulaire rempli en ligne constitue une DEMANDE d’inscription et non une inscription définitive. Un mail de confirmation vous sera envoyé pour attester de la bonne transmission de votre demande.
La réponse aux demandes d'inscription vous parviendra avant le congé de Détente (Carnaval) pour les membres permanentes et après la prochaine réunion de passage pour les invitées de camp.

Qui doit s'inscrire ?

• Les nutons qui désirent s’inscrire chez les lutins.
• Les lutins qui désirent s’inscrire chez les guides.
• Les guides qui désirent s’inscrire chez les guides horizons.
• Les enfants qui ne sont pas encore membres de la 13ème et qui désirent en faire partie en intégrant les nutons, les lutins ou les guides.
• Les « invitées de camp » ou expatriées qui changent de section.
  
  

Quelles sont les conditions d'inscription ?

• nutons (6 à 8 ans): avoir 6 ans au 31 décembre de l'année d'entrée ET rentrer en 1ère primaire en septembre de la même année.
• lutins (8 à 12 ans): avoir 8 ans au 31 décembre de l'année d'entrée ET rentrer en 3ème primaire en septembre de la même année.
• guides (12 à 17 ans): avoir 12 ans au 31 décembre de l'année d'entrée ET rentrer en 1ère humanité en septembre de la même année.
• guides horizons: avoir 17 ans au 31 décembre de l'année d'entrée et avoir terminé son parcours guide.

Les durées des parcours nutons, lutins et guides sont respectivement de 2, 4 et 5 ans. Aucune membre ne pourra rester une année supplémentaire au-delà des durées indiquées ci-dessus. Par ailleurs, toute membre inscrite en cours de parcours devra quitter sa section dès qu'elle en aura atteint l'âge maximum.

Quelles sont les priorités ?

1. Etre déjà membre de l'Unité et avoir une sœur dans la section demandée
2. Avoir une sœur dans la section demandée mais ne pas encore être membre de l’Unité
3. Etre déjà membre de l'Unité et dans une autre section
4. Avoir une sœur dans l'Unité dans une autre section 
5. Etre fille d'une ancienne chef d'unité (à mettre dans les commentaires) 
6. En être à sa deuxième demande d’inscription de suite (à mettre dans les commentaires)

Toutes les demandes sont traitées dans l'ordre croissant des priorités mais nous ne pourrons pas contenter tout le monde quant au choix des sections.
Si un parent refuse une place dans la section proposée, quelle qu'elle soit, il perdra définitivement le bénéfice de toute priorité d'inscription à la 13ème.

Attention, la date et l’heure de la demande comptent aussi pour beaucoup! Plus celle-ci se fait tard, moins la priorité jouera.
Toute modification de demande mettra à jour la date et l'heure de cette demande et en impactera donc l'ordre de traitement.
Toute demande qui nous parviendrait après la date de clôture des inscriptions perdra de facto le bénéfice de toute priorité, quelle qu'elle soit.

Procédure pour les invitées de camp

Si votre fille est en dernière année dans sa section pour le camp 2024, vous devez déjà demander son inscription pour le camp 2025 !

• Inscription pour les camps 2025:
  Vous devez formuler votre demande d'inscription tout comme les membres permanentes dès l'ouverture de la période d'inscription, mais en précisant bien qu'il s'agit d'une demande en tant qu'invitée de camp (voir rubrique "Comment s'inscrire ?" ci-dessus). Soyez le plus complet possible et précisez vos souhaits dans les commentaires.
  Les demandes pour les invitées de camp ne seront traitées qu'après la réunion de passage fin septembre en raison des départs/retours possibles de familles expatriées dont nous ne sommes informées qu'au mois d'août. Le traitement de ces demandes se fera avec les mêmes priorités que pour toutes les autres demandes. Nous mettons un point d'honneur à ce que vos filles puissent intégrer leur section en tant que membres permanentes lors de leur retour en Belgique ou y rester en tant qu'invitées en cas de départ.
  Nous attirons votre attention sur le fait que les places d'invitées de camp sont de plus en plus limitées. Si vous formulez une demande tardive après la période d'inscription, vous prenez un très gros risque de ne plus avoir de place disponible !
  
  
• Confirmation d'inscription pour les camps 2024:
  (Uniquement si votre fille a déjà participé au dernier camp dans la section souhaitée)
  Vérifiez que votre fille est enregistrée sur le site, qu'elle apparait bien dans la liste de vos enfants et dans la liste de sa section comme invitée de camp.
  Si votre fille n'apparait pas, prenez contact avec le staff de la section et envoyez un mail à inscriptions@treizieme.be au plus vite dès le mois de septembre pour confirmer la participation de votre fille au prochain grand camp.
  Cette confirmation de la participation de votre fille au prochain camp est requise car nous rencontrons chaque année des changements, départs et/ou retours d'expatriés.
  Sans confirmation, sa place d'invitée de camp pourrait être attribuée à une autre !
  
  

Inscriptions tardives

Il n'y a en général plus aucune place disponible en cours d'année pour les inscriptions tardives, y compris pour les invitées de camp.

Pour toutes les demandes:
Votre fille peut être mise sur une liste d'attente car il arrive parfois que l'une ou l'autre place se libère en cours d'année.
La priorité ira toujours aux demandes d'inscription qui ont dû être refusées par manque de place.
Seules les demandes envoyées par mail à l'unité via l'adresse inscriptions@treizieme.be seront prises en compte.

Pour les demandes en tant qu'invitées de camp uniquement:
Toute demande d'inscription tardive pour les invitées de camp doit faire l'objet d'une demande par mail à l'unité via l'adresse inscriptions@treizieme.be (après la réunion de passage, d'octobre à juin).
Si une place est disponible ou se libère, le staff vous indiquera comment formuler une demande d’enregistrement dans la section souhaitée via le site. Dans le cas contraire, votre demande reste en attente d'un éventuel désistement en cours d'année.
Si la demande est toujours en attente au mois de juin précédant les camps, c'est qu'aucune place ne s'est libérée et vous recevrez alors un mail confirmant le refus de votre demande.

REMARQUES ET REGLES IMPORTANTES:

• Sachez que vous pourrez compter sur notre entier dévouement et notre meilleure volonté à répondre au mieux à vos attentes. Cependant, nous ne pourrons pas contenter tout le monde quant au choix des sections. En outre, comme chaque année, nous nous préparons à avoir à nouveau des listes d’attente lors de la clôture des inscriptions. Les premiers inscrits sont donc prioritaire et il est important de respecter les règles rappelées ci-dessous.

• Votre fille déjà membre de la XIII^ème doit apparaitre sous la rubrique "Mes enfants déjà inscrits". Vérifiez bien son année en section. Le lien d'inscription n'apparaitra que si elle est en dernière année et doit faire l'objet d'une inscription. Si vous constatez une erreur, vérifiez d'abord que vous êtes connecté avec le bon compte parent et envoyez-nous un e-mail à l'adresse secretaire@treizieme.be (avant ouverture de la période d'inscription!).

• Vous devez formuler une demande d'inscription pour votre fille déjà membre de la XIIIème uniquement en fin de parcours dans sa section.

• Seules les demandes formulées durant la période d'inscription seront prises en compte.
  Les demandes formulées en dehors de la période seront supprimée sans autre notification.

• Toute mise-à-jour du fomulaire d'inscription (en ligne ou via une demande par email) modifiera la date et l'heure de la demande formulée initialement.

• Nous attirons votre attention sur le fait que seules les filles ayant un parent belge et résidant à l'étranger seront autorisées à s'inscrire en tant qu'invitées de camp. Nous n'acceptons pas que des petites/jeunes filles résidant en Belgique soient considérées comme des invitées de camp et ne participent qu'au grand camp. Une attestation de résidence ou d'inscription scolaire pourra être demandée pour confirmer ce statut.

• Si une membre invitée de camp qui réside à l'étranger souhaite participer à une ou plusieurs activités durant l'année (par exemple le camp de Pâques pour les guides), elle devra alors s'acquitter du montant d'une cotisation pleine, équivalente à celle due par les membres permanentes.

• Les demandes d'inscriptions d'une même famille doivent être formulées à partir d'un seul et même compte parent.
  Soyez complet et précis (La présence annoncée de soeur(s) dans l'une ou l'autre section sera systématiquement contrôlée).

• Un mail de notification vous informe de la bonne réception du formulaire d'inscription.
  Vous pouvez à tout moment consulter sur votre page parent le statut d'une demande.

• Une seule demande d'inscription est autorisée par enfant. Les demandes multiples formulées pour un même enfant sur un seul ou plusieurs comptes seront supprimées sans notification.

• La treizième se réserve le droit d'annuler une inscription ou de supprimer toute priorité si l'une des règles ci-dessus n'est pas respectée.
  Toute demande pour laquelle un abus serait constaté en vue de bénéficier d'une priorité particulière pourra perdre toute forme de priorité ou faire l'objet d'un refus définitif (par exemple: expatriée résidant en Belgique, soeur non effectivement inscrite, multiples demandes, ...).